Калькулятор начисления отпуска (PTO)

Что такое калькулятор начисления отпуска?

Калькулятор PTO (paid time off, оплачиваемый отгул) показывает, сколько отпуска вы фактически заработали к настоящему моменту, сколько заработаете за полный год и скольким дням отдыха соответствует этот остаток. Большинство работодателей не выдаёт годовой отпуск в первый же день — вы накапливаете его понемногу, получая фиксированное число часов за каждый расчётный период, неделю, месяц или год. Поскольку часы поступают по чуть-чуть, а расходуются неравномерно, легко потерять из виду, где на самом деле находится ваш остаток.

Калькулятор принимает норму начисления, период, к которому эта норма относится, частоту выплат, остаток на начало, уже использованные часы и число отработанных периодов — и выдаёт три числа: текущий остаток отпуска, прогноз начисления за год и остаток в днях.

Как работает калькулятор?

Вы указываете:

1. Норму начисления — часы отпуска, которые вы получаете за один период.
2. Период начисления — относится ли эта норма к расчётному периоду, неделе, месяцу или году.
3. Частоту выплат — еженедельно, раз в две недели, дважды в месяц или ежемесячно. Именно она превращает «за расчётный период» в число периодов в году.
4. Уже накопленные часы — начальный остаток (часто перенос с прошлого года или 0 в новом году).
5. Использованные часы — отпуск, который вы уже взяли.
6. Отработанные периоды — сколько периодов начисления прошло.

Сначала калькулятор приводит вашу норму к годовой, а затем определяет, что накоплено и что осталось.

Периодов в году

Период начисления определяет, сколько раз в год применяется норма:

Если норма задана за расчётный период, число периодов берётся из частоты выплат:

Обратите внимание: раз в две недели (26 выплат) и дважды в месяц (24 выплаты) — это не одно и то же; распространённый источник ошибок при оценке начисления вручную.

Формулы

Накопленные к настоящему моменту часы — это норма, умноженная на число прошедших периодов:

$$\text{Accrued so far} = \text{Accrual rate} \times \text{Periods worked}$$

Текущий остаток прибавляет это к начальному остатку и вычитает использованные часы:

$$\text{Current balance} = \text{Starting balance} + \text{Accrued so far} - \text{Hours used}$$

За полный год та же норма, применяемая каждый период, даёт прогноз начисления за год:

$$\text{Projected annual accrual} = \text{Accrual rate} \times \text{Periods per year}$$

Наконец, часы переводятся в дни. Калькулятор исходит из стандартного 8-часового рабочего дня:

$$\text{Balance in days} = \frac{\text{Current balance}}{8}$$

Примеры

Пример 1. Начисление раз в две недели

Вы получаете 4 часа отпуска за расчётный период, зарплату платят раз в две недели (26 расчётных периодов в году), год вы начали с остатком 0, уже взяли 16 часов отгулов, и прошло 13 расчётных периодов.

Сначала накопленные к настоящему моменту часы:

$$\text{Accrued so far} = 4 \times 13 = 52$$

Вычтите время, которое вы уже взяли:

$$\text{Current balance} = 0 + 52 - 16 = 36$$

За полный год та же норма продолжает действовать:

$$\text{Projected annual accrual} = 4 \times 26 = 104$$

А в днях отдыха:

$$\text{Balance in days} = \frac{36}{8} = 4.5$$

Итак, сейчас вам доступно 36 часов (4,5 дня), а за год вы рассчитываете накопить 104 часа отпуска.

Пример 2. Ежемесячное начисление

Теперь допустим, что положение даёт 8 часов в месяц, вы начали с 0, ничего не использовали, и прошло 6 месяцев:

$$\text{Accrued so far} = 8 \times 6 = 48$$ $$\text{Current balance} = 0 + 48 - 0 = 48$$ $$\text{Projected annual accrual} = 8 \times 12 = 96$$ $$\text{Balance in days} = \frac{48}{8} = 6$$

К середине года вы накопили 48 часов (6 дней) из прогнозируемых 96 часов за год.

Часто задаваемые вопросы

Почему остаток в днях исходит из 8 часов?

8-часовой рабочий день — стандартная норма полной занятости в большинстве положений об отпуске, поэтому калькулятор делит остаток в часах на 8. Если у вас другой график — 7,5-часовой день или четыре 10-часовые смены в неделю — делите остаток в часах на свою дневную норму. Значение в часах всегда точное; значение в днях — лишь удобный перевод.

Какую норму начисления вводить?

Возьмите цифру из положения об отпусках или расчётного листа ровно в том виде, в каком она указана. Если сказано «3,08 часа за расчётный период», введите 3.08 и выберите За расчётный период. Если сказано «10 дней в год», умножьте на длину рабочего дня (10 × 8 = 80 часов), введите 80 и выберите За год.

Почему частота выплат важна, если моя норма месячная?

Она не важна. Частота выплат используется, только когда норма начисления задана за расчётный период, ведь лишь тогда калькулятору нужно определить, сколько расчётных периодов приходится на год. Норма за неделю, месяц или год приводится к году сама (52, 12 или 1).

Может ли остаток стать отрицательным?

Да — калькулятор покажет отрицательный остаток, если вы взяли больше часов, чем заработали. Одни работодатели это допускают (аванс в счёт будущего начисления), другие — нет. Отрицательный результат просто означает, что вы сейчас в минусе по накопленному времени.

Учитываются ли лимиты начисления и переноса?

Нет. Многие положения ограничивают накапливаемый остаток или число часов, переносимых на следующий год. Калькулятор считает «чистое» начисление, поэтому, если у вас есть лимит, сравните результат с ним: если прогнозируемый остаток превышает лимит, начисление остановится при достижении потолка.

Как перевести отпуск в денежную сумму?

Умножьте остаток в часах на почасовую ставку. Если известен только годовой оклад, калькулятор пересчёта оклада в почасовую ставку сделает это за вас. Учтите, что компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении определяется местным законодательством и договором — не во всех юрисдикциях она обязательна.

Если вы к тому же берёте дополнительные смены, калькулятор сверхурочных посчитает, сколько стоят эти часы, а калькулятор годового дохода покажет, как всё складывается за год.